Verwerkt uw bedrijf persoonsgegevens? Dan moet u volgens de privacywet soms een verwerkingsregister hebben.
Verwerkt uw bedrijf persoonsgegevens? U bewaart, gebruikt of deelt bijvoorbeeld namen, adresgegevens en telefoonnummers? Dan moet u kunnen laten zien dat u zich houdt aan de privacywet, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit is de verantwoordingsplicht. U moet misschien een verwerkingsregister hebben.
Is een verwerkingsregister verplicht?
In het verwerkingsregister staat informatie over de persoonsgegevens die u gebruikt. Of een verwerkingsregister AVG voor u verplicht is, heeft te maken met het soort gegevens dat uw bedrijf verwerkt en hoe groot uw bedrijf is:
- Werken er meer dan 250 mensen in uw bedrijf? Dan moet u een verwerkingsregister bijhouden.
- Werken er minder dan 250 mensen in uw bedrijf? Dan hoeft u geen verwerkingsregister bij te houden.
In deze situaties moet u altijd, dus ook bij minder dan 250 medewerkers, een verwerkingsregister bijhouden:
- u verwerkt regelmatig persoonsgegevens
- u verwerkt persoonsgegevens met een hoog risico voor de rechten en vrijheden van de betrokken personen
- u verwerkt bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld gegevens over gezondheid, geloof, politieke voorkeur of strafrechtelijke gegevens)
Bent u verplicht een verwerkingsregister bij te houden? Dan moet u dit laten zien als de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens dat vraagt.
Verwerker moet ook verwerkingsregister bijhouden
Bent u niet de organisatie die bepaalt waarom en hoe de persoonsgegevens worden gebruikt (de verwerkingsverantwoordelijke)? Maar verwerkt u persoonsgegevens in opdracht van een andere organisatie (de verwerker)? Dan moet u ook een verwerkingsregister bijhouden.
Wat staat in het verwerkingsregister?
In het verwerkingsregister staat informatie over persoonsgegevens die u verwerkt. U mag zelf weten hoe u het verwerkingsregister opstelt. Volgens de privacywet moet er in ieder geval het volgende in een verwerkingsregister staan:
- naam en contactgegevens van uw bedrijf
- eventuele andere organisaties waarmee u bepaalt welke gegevens u verwerkt en hoe
- de medewerker voor de gegevensbescherming als u die heeft (functionaris gegevensbescherming, FG)
- het doel van de gegevensverwerking
- een beschrijving van de personen van wie u gegevens verwerkt
- een beschrijving van de soort gegevens
- de datum waarop u de gegevens moet wissen
- met welke organisaties u de persoonsgegevens deelt en of dit organisaties buiten de EU zijn
- wat u doet om de persoonsgegevens te beveiligen
Voorbeeld verwerkingsregister
Er bestaat geen standaard model van een verwerkingsregister. U mag zelf bepalen hoe u het verwerkingsregister opstelt. Zoekt u een voorbeeld van een verwerkingsregister voor uw bedrijf? Informeer dan bij uw brancherorganisatie.
Privacyverklaring
Als u persoonsgegevens verwerkt heeft u naast een verantwoordingsplicht ook een informatieplicht. U moet uw klanten laten weten wat u met hun persoonsgegevens doet. Dat kunt u doen met een privacyverklaring.