Als u stopt met uw vereniging, moet u verschillende zaken regelen. U moet het vermogen van de vereniging controleren. En u moet de vereniging uitschrijven bij het Handelsregister van KVK. Is uw vereniging een onderneming? Dan moet u ook afrekenen voor de btw en misschien voor de vennootschapsbelasting. Lees op deze pagina welke stappen u moet nemen als u wilt stoppen met uw vereniging.
Soorten verenigingen
Er zijn 3 soorten verenigingen:
- Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid
- Vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid
- Vereniging van Eigenaars (VvE)
Dit stappenplan geldt voor de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid. Heeft u een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid, maar zijn er wel statuten? Dan kunt u dit stappenplan ook gebruiken. Een Vereniging van Eigenaars (VvE) kunt u niet zomaar ontbinden: zolang het appartementsgebouw bestaat, zijn de eigenaren van de appartementen verplicht lid van de vereniging en blijft de vereniging bestaan. Pas als het appartementencomplex wordt gesloopt, kan ook de VvE worden opgeheven. Voor de ontbinding kunt u wel het stappenplan volgen.
1. Laat de leden stemmen over de ontbinding
In de statuten staat een afspraak over het ontbinden van de vereniging. De Algemene Ledenvergadering (ALV) neemt het besluit tot ontbinding. Meestal staat in de statuten dat het besluit tot ontbinding van de vereniging alleen kan met een grote meerderheid van de stemmen. Dat is meestal bij 2/3 van de stemmen. Er moet dan ook een minimum aantal leden aanwezig zijn. Houdt u zich niet aan de afspraken die in de statuten staan, dan is uitkomst niet geldig.
2. Controleer het vermogen van de vereniging
Als (de meerderheid van) de leden het eens zijn met de ontbinding, dan controleert u of de vereniging wel of geen bezittingen heeft.
Geen bezittingen
Heeft de vereniging geen bezittingen meer? Dan houdt de vereniging direct op met bestaan meteen nadat het ontbindingsbesluit is genomen. U moet het formulier ‘17b Einde rechtspersoon’ van KVK invullen en deponeren. KVK schrijft de stichting dan uit. Deze snelle manier van ontbinden en uitschrijven heet turboliquidatie.
Wel bezittingen
Heeft de vereniging wel bezittingen? Dan moet u het vermogen van de vereniging eerst financieel afhandelen (vereffenen). De leden moeten hiervoor vereffenaars benoemen. De vereffenaar(s) controleren de openstaande facturen en het geld op de bankrekening. Daarna maken ze een eindbalans op. De vereniging moet de bezittingen overdragen en de schulden betalen. Blijft er dan nog een bedrag over? Dan moet dit volgens de statuten meestal worden besteed aan iets dat past bij het doel van de vereniging.
Als het vermogen is afgehandeld, geeft u de ontbinding door aan KVK met het formulier ‘17a Ontbinding rechtspersoon’ van KVK. KVK schrijft dan de vereniging uit in het Handelsregister.
De vereniging heeft schulden
Moet u met de vereniging stoppen door te grote schulden? Onderzoek dan wat de opties zijn met het stroomschema schulden op KVK.nl. Het stroomschema geeft tips om van kort- en langlopende schulden af te komen. Voor tijdelijke schulden kunt u eerst nog uitstel (surseance van betaling) aanvragen. Als de vereniging schulden heeft bij de Belastingdienst moet u melden dat er sprake is van betalingsonmacht. Houdt de vereniging schulden over? Dan moet de vereniging verplicht faillissement aanvragen.
3. Schrijf de vereniging uit bij het Handelsregister
Nadat de schulden van de vereniging zijn betaald of het vermogen is verdeeld, kunt u de vereniging met het formulier ‘17b Einde rechtspersoon’ uitschrijven. Print het formulier uit, onderteken het en stuur het naar uw KVK-regiokantoor met een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de ondertekenaar van het formulier. Als KVK het formulier heeft verwerkt is de vereniging uitgeschreven. U ontvangt hierover een bevestiging. De uitschrijving is gratis en kan alleen per post.
4. Bewaar uw administratie
Na ontbinding van de vereniging moet u de administratie minimaal 7 jaar bewaren. In sommige gevallen is de bewaarplicht 10 jaar. Dit hangt van het soort gegevens af. In het stappenplan administratie onderhouden leest u meer informatie daarover. U mag de papieren administratie ook scannen en alleen digitaal bewaren. De naam van de bewaarder van de administratie staat in de statuten. Of in de statuten staat dat de leden de bewaarder moet benoemen. Bij de uitschrijving van de vereniging schrijft u of een waarnemer de bewaarder van de administratie in, in het Handelsregister.
Extra stappen als uw vereniging een onderneming is
Als uw vereniging winst maakt of naar winst streeft, dan heeft u een onderneming. Dan moet u ook de volgende stappen volgen.
1. Personeel ontslaan
Heeft u personeel of vrijwilligers in dienst? Dan zijn er regels waar u zich aan moet houden als u stopt. Als u personeel moet ontslaan, vraagt u een ontslagvergunning aan. In een sociaal plan moet u afspraken vastleggen, zoals een transitievergoeding en hulp bij het vinden van nieuw werk. Geef het ontslag ook door aan de Belastingdienst. Wat u moet doorgeven staat bij ‘Stap 17 einde van inhoudingsplicht of dienstbetrekking’ van het Handboek Loonheffingen.
2. Informeer uw personeel en klanten
Als u personeel of vrijwilligers heeft, vertel hen eerst dat u gaat stoppen met uw vereniging. Uw personeel kan dan op tijd ander werk zoeken. Bekijk ook welke contracten of afspraken heeft met klanten en leveranciers. Laat uw klanten en leveranciers pas daarna weten dat u stopt. Lees meer over uw klanten informeren op KVK.nl.
3. Reken af voor de omzetbelasting (btw)
Als uw vereniging is uitgeschreven, krijgt u van de Belastingdienst een brief waarin staat dat u een laatst btw-aangifte moet doen. Pas als u de laatste btw-aangifte heeft gedaan, stuurt de Belastingdienst u een definitieve bevestiging van uitschrijving als ondernemer voor de btw.
4. Reken af voor de vennootschapsbelasting (vpb)
De Belastingdienst stuurt u een brief met daarin de bevestiging van de uitschrijving in het Handelsregister. En de mededeling dat u uw belastingzaken moet afsluiten. Dit heet fiscaal afrekenen. U moet een laatste aangifte vennootschapsbelasting (VpB) doen.