U kunt de reiskosten van uw personeel vergoeden. Dit is niet verplicht, behalve als het in de cao van uw sector staat. Of als het in uw eigen arbeidsovereenkomsten of bedrijfsregeling staat. Lees waar u rekening mee moet houden bij reiskosten- en kilometervergoedingen.
Om reiskosten te vergoeden maakt het niet uit of uw werknemers lopend, fietsend, met de eigen auto of met het openbaar vervoer (ov) reizen. Ook de afstand maakt niet uit. En of het woon-werkverkeer is of zakelijk, zoals een bezoek aan een klant.
Onbelaste reiskostenvergoeding 2024
U mag in 2024 € 0,23 per kilometer belastingvrij vergoeden. Dit bedrag ziet de Belastingdienst niet als loon. U houdt daar daarom geen loonheffingen op in. U kunt ook een hoger bedrag per kilometer vergoeden. Maar alles boven € 0,23 ziet de Belastingdienst als loon en is niet belastingvrij.
Minimale reiskostenvergoeding
U bepaalt zelf hoeveel kilometers u wilt vergoeden. U kunt het minimum vastleggen in de arbeidsovereenkomst of cao.
Reiskostenvergoeding met terugwerkende kracht terugvragen
Werknemers mogen tot 5 jaar terug hun reiskostenvergoeding terugvragen met terugwerkende kracht (Burgerlijk Wetboek 3, artikel 307). Dit betekent dat uw werknemers de reiskosten van de afgelopen 5 jaar alsnog mogen terugvragen. Zij moeten dan hun reiskosten en/of gemaakte kilometers kunnen bewijzen. Dit kan alleen als u afspraken heeft gemaakt over de reiskosten.
Eigen of openbaar vervoer
Reist uw werknemer met eigen vervoer? Dan kunt u per kilometer maximaal € 0,23 belastingvrij kilometervergoeding geven. Dit kan ook als een werknemer moet omrijden. Bijvoorbeeld om kinderen naar school te brengen. U mag de kilometer voor het omrijden dan niet belastingvrij vergoeden omdat dit privé reiskosten zijn.
Reist uw werknemer met het openbaar vervoer? Dan kunt u ook € 0,23 per gemaakte kilometer vergoeden. Of u kunt de werkelijk gemaakte reiskosten belastingvrij vergoeden. Bijvoorbeeld de kosten van het (retour)treinkaartje. Dit gebeurt meestal via een declaratie. Uw werknemer levert dan het treinkaartje of een print van de ov-chipkaart in met daarop de kosten.
Ander vervoer
Reist uw werknemer op een andere manier dan met het ov of eigen vervoer? Bijvoorbeeld per boot, vliegtuig of taxi? Dan vergoedt u de gemaakte kosten. Hiervoor is wel bewijs van de gemaakte kosten nodig. Zoals een vliegticket of bon van de taxirit.
Carpoolen en reiskostenvergoeding
Komen uw werknemers samen met de auto naar werk (carpoolen)? Dan zijn er 2 opties voor de kilometervergoeding:
- U organiseert de carpool
U maakt daarbij met één werknemer een afspraak om te rijden en andere collega’s op te halen. U vergoedt aan deze werknemer € 0,23 per kilometer, inclusief de kilometers die uw werknemer moet omrijden om de anderen op te halen. De meerijders ontvangen geen vergoeding omdat u dit vervoer voor hen mogelijk maakt.
- Uw werknemers organiseren de carpool zelf
Ze ontvangen dan allemaal € 0,23 per kilometer. De kilometers voor het omrijden om anderen op te halen, hoeft u niet te vergoeden. Deze worden gezien als privé reiskosten.
Reiskostenvergoeding bij thuiswerken
Ook werknemers die deels thuiswerken kunnen een reiskosten- of kilometervergoeding krijgen.
U kunt kiezen uit 2 opties:
- U berekent de werkelijke reiskosten op basis van de gemaakte kilometers op dagen dat uw werknemer wél voor werk heeft gereisd.
- U spreekt met uw werknemer een vaste vergoeding af. In de wet bestaat hiervoor de 128/214-dagenregeling. Deze regeling houdt in dat een werknemer die in een kalenderjaar ten minste 128 dagen naar een vaste werkplek reist, een vergoeding mag ontvangen voor 214 dagen. Reist uw werknemer bijvoorbeeld 130 dagen naar een vaste werkplek? Dan mag u 84 dagen (214 -130 = 84) extra reiskostenvergoeding geven voor woon-werkverkeer.
Werkt uw werknemer niet fulltime?
Dan past u de 128/214-dagenregeling aan naar het aantal dagen dat de werknemer werkt (naar rato).
Voorbeeld 1:
Bij een werknemer die 3 dagen werkt gaat het om 77 reisdagen (3/5 van 128 dagen) en vergoedt u 128,4 dagen (3/5 van 214 dagen).
Voorbeeld 2:
Bij een werknemer die 4 dagen werkt gaat het om 102 reisdagen (4/5 van 128 dagen) en vergoedt u 171,2 dagen (4/5 van 214 dagen).
Geen thuiswerk- én reiskostenvergoeding op dezelfde dag
Geeft u uw werknemers ook een thuiswerkvergoeding? Dan mag u niet voor dezelfde werkdag een thuiswerkvergoeding én reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer geven. Ook als een medewerker op één dag een deel vanuit huis werkt en een deel op kantoor, kunt u maar één vergoeding betalen. Maak hier daarom duidelijke afspraken over met uw werknemers.
Werkt uw werknemer een deel van de dag thuis en een ander deel van dag bij een klant? Dan kunt u de zakelijke reiskosten wél vergoeden met een declaratie.
Reiskostenvergoeding bij ziekte
Als een werknemer zich ziek meldt en naar verwachting korter dan 6 weken afwezig is, dan mag u de reiskostenvergoeding doorbetalen. Bij langdurige afwezigheid mag u de reiskosten alleen de eerste 2 maanden doorbetalen. Daarna mag dit weer in de eerste maand na terugkeer.
Meer vergoeden via werkkostenregeling
De vergoeding van € 0,23 per kilometer is de grens voor de Belastingdienst. Als u meer vergoedt, betaalt uw werknemer belasting over dat extra bedrag. Als u voor deze hogere vergoeding de vrije ruimte van uw werkkostenregeling gebruikt, dan blijft ook dit bedrag onbelast.
Lees meer over het berekenen van de vrije ruimte in hoofdstuk 10 van het Handboek Loonheffingen.